Én gjennomlytting eller to: hva er best for en transkripsjon?

Når transkripsjonen av et webinar er skrevet ferdig, står du overfor et valg som mange nybegynnere tar uten å tenke over det. Skal du gjøre én lang, grundig gjennomgang der du leser, lytter og retter på samme tid? Eller skal du dele arbeidet i to runder, hver med sin egen oppgave? I kurset kaller vi dette enkeltrunde og todelt kontroll.

Enkeltrunde høres effektivt ut. Du har filen åpen, lyden går, og du retter det du hører. Todelt kontroll betyr at du først leser teksten uten lyd og ser etter skrivefeil, tegnsetting og inkonsekvent navnebruk. Deretter lytter du gjennom med teksten foran deg, og kontrollerer at innholdet faktisk stemmer med det som blir sagt.

Begge metodene brukes i praksis, og begge kan gi gode resultater. Forskjellen ligger i hva hver av dem er god til å fange opp, og hva de lett overser. Det er dette som avgjør hvilken som passer for en gitt jobb.

Enkeltrunden er rask, og den passer når teksten er kort eller lyden er ren. Hvis du har en tre minutter lang opplæringsvideo med én taler som snakker tydelig, er det sjelden nødvendig å bruke dobbelt så lang tid på kontrollen. Du holder sammenhengen i hodet, og du slipper å bytte mellom to arbeidsmåter.

Den har også en praktisk fordel: du oppdager avvik mellom tale og tekst mens de er ferske. Hører du et fagord som er skrevet feil, retter du det med en gang og går videre. For mange er dette den mest naturlige måten å jobbe på, og den krever minst planlegging.

Svakheten er at øret og øyet konkurrerer. Mens du lytter, leser du ikke egentlig det som står på skjermen, du leser det du forventer å se. Små feil som en dobbel bokstav, et manglende ord eller en tilfeldig komma glir lett forbi, nettopp fordi lyden bekrefter det du tror står der.

• Rask og enkel å planlegge
• Passer korte videoer med én taler og ren lyd
• Svak på skrivefeil og tegnsetting

Når du leser teksten uten lyd, ser du den slik en mottaker ser den. Du legger merke til at «webinar» er skrevet på to måter, at et navn staves ulikt i begynnelsen og slutten, eller at en setning mangler punktum. Denne runden handler om språket på siden, og den går overraskende fort når du ikke samtidig må følge tale.

Den andre runden er lytting med teksten foran deg. Her er oppgaven en annen: hører du det som står skrevet? Du sjekker tall, egennavn, forkortelser og steder der taleren snakker raskt eller flere snakker i munnen på hverandre. Det er også her du kontrollerer at talermerkingen stemmer.

Fordelen er at hver runde har ett fokus. Hjernen trenger ikke veksle mellom to krav, og du blir mindre blind for dine egne rettelser. Ulempen er åpenbar: det tar lengre tid, og for en kort fil kan det kjennes som overkill. Til gjengjeld blir tapet av feil som slipper gjennom merkbart mindre.

Lengden på materialet og antall talere er de to tingene som veier tyngst. Et webinar på førti minutter med fire deltakere og spørsmålsrunde har mange steder der noe kan gå galt: overlappende tale, fagord som dukker opp én gang, og navn som blir nevnt i forbifarten. Her lønner todelt kontroll seg nesten alltid.

En kort instruksjonsvideo med én kjent stemme og et begrenset ordforråd er en annen sak. Hvis du har en ordliste du allerede stoler på, og teksten er under ti minutter, kan en enkeltrunde være tilstrekkelig, så lenge du er ærlig med deg selv om hvor oppmerksom du faktisk var underveis.

Lydkvalitet spiller også inn. Dårlig mikrofon, etterklang i rommet eller bakgrunnsstøy gjør at du bruker mer tid på å tolke hva som blir sagt. I slike tilfeller er det en fordel å ha tekstgjennomgangen unnagjort først, slik at lyttingen kan konsentrere seg om de uklare partiene.

• Under ti minutter og én taler: enkeltrunde kan holde
• Flere talere eller fagtung tale: todelt kontroll
• Svak lyd: les teksten først, lytt etterpå

Hvis du velger todelt kontroll, kan opplegget være lite og forutsigbart. Først leser du hele teksten fra start til slutt uten lyd, og markerer det som virker uklart eller inkonsekvent. Du retter ikke alt med en gang, du samler. Da ser du mønstrene: går det igjen at samme navn staves ulikt, er det en ordlisteoppgave, ikke syv enkeltfeil.

Deretter tar du en pause. Selv ti minutter borte fra skjermen gjør at du hører teksten friskere. Så lytter du gjennom med teksten foran deg, og stopper der noe skurrer. Her bruker du merkingene fra første runde som utgangspunkt og sjekker at rettelsene dine faktisk stemmer med lyden.

Til slutt går du raskt over filen en gang til, bare for å kontrollere at rettelsene ikke har skapt nye feil. Det er lett å rette et ord og komme til å slette et annet. Dette tar få minutter, og er det siste du gjør før filen eksporteres og leveres videre.

Min anbefaling til deg som er i gang med å lære dette er å begynne med todelt kontroll som fast regel, også på korte filer. Du bygger en arbeidsgang som sitter i hendene, og du lærer hva slags feil du selv har en tendens til å overse. Det er verdifull kunnskap om din egen arbeidsmåte.

Når du har jobbet slik en stund, kan du ta en bevisst beslutning om å korte ned på enkelte jobber. Da vet du hva du eventuelt går glipp av, og kan veie det mot tiden du sparer. Å begynne med snarveien gir deg ikke samme mulighet til å vurdere.

For lange webinarer og materiale med flere talere gjelder det samme uansett erfaring: del kontrollen i to. Ekstra tid til en runde koster langt mindre enn en kunde som oppdager at navnet på direktøren er skrevet feil i halvparten av teksten.