Hva koster filer og formater, og hva styrer prisen?

Når kursdeltakere spør meg hva levering koster, svarer jeg ofte at selve eksporten er det billigste leddet. Å trykke på eksporter-knappen tar et minutt. Det som koster tid, er alt som må være avklart før du kommer dit: hvilken plattform filen skal brukes på, hvem som skal åpne den, og om kunden vil ha både undertekster og ren tekst.

Mange jobber blir dyrere enn nødvendig fordi formatet bestemmes sent. Da må filen eksporteres flere ganger, kontrolleres på nytt og forklares på nytt. En ferdig arbeidet fil som viser seg å være feil type, gir fort en ekstra runde med kontroll, selv om innholdet er uendret.

I denne artikkelen ser jeg på prisen slik vi snakker om den i undervisningen: hva som driver timeforbruket, hva som er rimelig å regne med, og hvilke valg du kan gjøre tidlig for å holde kostnaden nede uten å gå på bekostning av lesbarheten.

Vanlige undertekstformater som SRT og VTT ser like ut for den som ikke har brukt dem, men de oppfører seg ulikt. VTT kan bære enkel plassering og stil, mens SRT er enklere og støttes nesten overalt. Hvis kunden bruker en opplæringsportal, må du vite hva den godtar før du begynner å levere.

Transkripsjoner leveres gjerne som Word-dokument, ren tekstfil eller PDF. Hver av dem har sine egne krav til oppsett, for eksempel hvordan talere merkes og om tidskoder skal stå med. Jo flere varianter kunden ber om, desto mer tid går med til å tilpasse og kontrollere hver enkelt.

Det praktiske rådet fra oss er å spørre om målplattformen i første samtale. Ett spørsmål der sparer ofte en hel arbeidsøkt senere, og det er et av de enkleste grepene for å holde prisen forutsigbar.

• Spør hvilken plattform filen skal brukes på
• Avklar om kunden vil ha både undertekster og transkripsjon
• Be om et eksempel på en fil som fungerer hos dem

Prisen på en leveranse følger i praksis lengden på videoen, men ikke bare. Et webinar på femti minutter med én taler går raskere enn et panel på samme lengde med fire stemmer som snakker over hverandre. Hver taleskifte må merkes, og uklar lyd må høres flere ganger.

Lydkvalitet er den skjulte kostnaden. Rommet, mikrofonen og hvor ofte folk avbryter hverandre avgjør hvor mange ganger du må spole tilbake. En time dårlig lyd kan kreve like mye arbeid som halvannen time god lyd, og det er rimelig at det vises i prisen.

I kurset øver vi på å vurdere dette før man gir tilbud. Du hører gjennom noen minutter av materialet, teller talere og noterer fagord, og kan da si noe fornuftig om omfanget uten å love mer enn du vet.

Terminologi påvirker leveringen mer enn man skulle tro. Når kunden har egne begreper, forkortelser og produktnavn, må filen kontrolleres mot en ordliste før den sendes. Finnes ikke ordlisten, må du bygge den, og det tar tid som kunden bør vite om.

Kvalitetskontrollen før levering er også et prisledd. En fil som skal åpnes i flere programmer, bør testes i minst ett av dem. Det er kjedelig arbeid, men det forhindrer at kunden får en fil som ser ødelagt ut, og det er den typen feil som koster mest tillit.

Jeg anbefaler elevene å skrive kontrolltiden inn i tilbudet som en egen post, slik at den ikke forsvinner når tidsplanen blir stram.

• Be om ordliste og navneliste på forhånd
• Test filen i minst ett program før levering
• Regn kontrolltid som egen post

En del av leveringen er å forklare hvorfor du har valgt som du har. Hvorfor VTT og ikke SRT, hvorfor transkripsjonen har tidskoder hvert annet minutt, hvorfor talere er merket med fornavn. Kunder som forstår valgene, ber sjeldnere om endringer i etterkant.

Det er dette vi kaller forklaringsarbeid, og det tar normalt ikke mer enn et kort notat sendt sammen med filene. Likevel er det ofte forskjellen mellom en leveranse som er ferdig, og en som blir hengende i tre runder med spørsmål.

Når jeg underviser i dette, ber jeg deltakerne skrive notatet til en tenkt kunde som ikke kan noe om filformater. Klarer du å forklare det på fem setninger, har du forstått valget selv.

Forutsigbar pris handler om å sette rammer. Avtal antall formater, antall rettelsesrunder og hva som regnes som en ny bestilling. Skriv det ned kort, slik at begge parter husker det likt etter noen uker.

Prisene for kurset og for våre tilleggstjenester finner du på prissiden. Der står det hva hver tjeneste omfatter og hvordan bestilling og betaling foregår, slik at du kan sammenligne med din egen situasjon før du tar kontakt.

Til sist: ikke undervurder hva en enkel avklaring i starten er verdt. De rimeligste leveransene jeg har sett, er sjelden de raskeste å utføre. De er de som var godt forberedt.

• Avtal antall formater på forhånd
• Sett et fast antall rettelsesrunder
• Skriv ned hva som regnes som ny bestilling