Hva koster terminologiarbeid, og hva er det som driver prisen?

Når noen spør hva terminologiarbeid koster, svarer jeg nesten alltid med et spørsmål tilbake: hva slags video er det snakk om? Et webinar om generell kundeservice krever lite ordlistearbeid. Et webinar med tolv forkortelser, fire produktnavn og to talere som bruker interne uttrykk, krever mye mer. Lengden på videoen sier noe om hvor mye tale som skal skrives ned, men lite om hvor mange begreper som må avklares.

Derfor lønner det seg å skille mellom selve skrivearbeidet og kontrollen av fagord. Skrivearbeidet vokser jevnt med lengden. Kontrollen vokser med tettheten av begreper og med hvor mye de er i tvil. Én uklar forkortelse kan ta ti minutter å spore opp, og ti slike kan spise en hel arbeidsøkt.

På kurset bruker vi denne forskjellen aktivt. Du lærer å lese gjennom materialet først, anslå hvor mange begreper som trenger avklaring, og først deretter si noe om tidsbruk. Det er en enkel vane, men den gjør anslagene dine mer ærlige overfor kunden.

Flere forhold driver arbeidsmengden opp. Det første er hvor spesialisert emnet er. Opplæring i et internt økonomisystem har gjerne egne ord som ikke finnes i noen ordbok, og da må du få svar fra kunden i stedet for å lete selv. Det andre er hvor mange som snakker. Hver taler kan ha sin egen måte å si det samme begrepet på, og du må velge én skrivemåte og holde den.

Det tredje er om det finnes materiale fra før. Har kunden en eksisterende ordliste, presentasjoner eller en håndbok, sparer du mye tid. Mangler alt slikt, bygger du ordlisten fra grunnen mens du hører på videoen. Det fjerde er lydkvaliteten. Dårlig lyd gjør at du må lytte flere ganger for å avgjøre om et ord er et fagord eller bare utydelig uttalt.

Til slutt spiller det inn hvor strenge kravene til skrivemåte er. Noen kunder godtar rimelige valg, andre vil ha hvert begrep avstemt mot sine egne dokumenter. Begge deler er greit, men de koster ulikt, og det bør sies tydelig før arbeidet starter.

• Spesialisert emne med egne interne ord
• Flere talere med ulik språkbruk
• Fravær av ordliste eller støttemateriale
• Svak lydkvalitet som krever gjentatt lytting
• Strenge krav til samsvar med kundens egne dokumenter

Det aller mest effektive tiltaket er å be om materiale før du begynner. Lysbilder fra webinaret, en liste over deltakere og en kort beskrivelse av temaet gir deg mange svar på forhånd. Jeg ber ofte om navnet på hvem som kan svare på spørsmål underveis, slik at jeg ikke må vente på en generell postkasse når jeg står fast.

Det neste er å samle spørsmålene. I stedet for å sende en e-post hver gang du støter på et uklart begrep, noterer du dem i én liste og sender dem samlet. Kunden svarer raskere på én ryddig liste enn på ti enkeltmeldinger, og du slipper å bryte arbeidsflyten gang på gang.

Det tredje er å gjenbruke ordlister. Har du laget en ordliste for én video i en serie, er den et godt utgangspunkt for neste. Det er her tid virkelig spares, og det er også her kvaliteten blir jevnere mellom episodene. Kunder som får samme skrivemåte i hele serien, merker forskjellen selv om de sjelden kommenterer den.

• Be om lysbilder og temabeskrivelse først
• Send spørsmål samlet i én liste
• Gjenbruk ordlisten i hele serien

La oss si at du har to webinarer på førti minutter hver. Det første handler om generell ledelse, har to talere og god lyd. Du lager en kort ordliste på rundt tjue ord, de fleste vanlige. Kontrollen går raskt, fordi det meste lar seg bekrefte med en enkel sjekk.

Det andre handler om et fagsystem, har fem talere og noe støy i bakgrunnen. Her kommer ordlisten opp i flere ganger så mange oppføringer, og mange av dem må avklares med kunden. Selve transkriberingen tar omtrent like lang tid som i det første webinaret, men terminologiarbeidet kan fort bli like stort som selve skrivingen.

Poenget er ikke at det ene er dyrt og det andre billig. Poenget er at de to jobbene ikke er sammenlignbare bare fordi klokken viser samme tid. Når du forklarer dette til en kunde, forstår de som regel hvorfor et tilbud kan variere, og de blir mer villige til å dele materiale som gjør jobben enklere.

Noe av terminologiarbeidet er usynlig for kunden, og derfor lett å glemme når man setter pris. Tiden du bruker på å vente på svar, på å skrive om en setning fordi et begrep ble avklart sent, og på å oppdatere hele filen når skrivemåten endres, hører alt med. Slike omveier kan fort doble innsatsen på de vanskeligste jobbene.

Et annet punkt er endringer etter levering. Hvis kunden senere bestemmer at et produktnavn skal skrives annerledes, må du gå gjennom alle filer som er levert. Det er rimelig å avtale på forhånd hvor mange rettingsrunder som inngår, og hva som regnes som en ny bestilling.

Jeg anbefaler å skrive dette ned i bestillingen, med enkle ord. Det handler ikke om å være firkantet, men om at begge parter vet hva som er avtalt. Uklare forventninger er den vanligste kilden til misnøye, og de koster langt mer enn de minuttene det tar å formulere et par setninger.

• Ventetid på svar fra kunden
• Omskriving når begreper avklares sent
• Endringer etter at filene er levert

På kurset snakker vi åpent om at terminologi er en egen post i arbeidet, ikke en bit som forsvinner i skrivetiden. Deltakerne øver på å vurdere et materiale og sette ord på hva som gjør det enkelt eller krevende, før de snakker om tall med noen. Den øvelsen er mer verdt enn en fast regel for pris per minutt.

Jeg ber også deltakerne om å være ærlige om hva de ikke vet. Det er bedre å si at et fagfelt er nytt og at ordlistearbeidet blir større, enn å love et raskt resultat og levere noe halvveis. Kunder merker når en leverandør tar fagordene på alvor.

Til syvende og sist handler pris om å gjøre arbeidet synlig. Når du kan forklare hva som tar tid og hvorfor, blir samtalen om kostnad rolig og saklig. Det er en ferdighet som bygger tillit over tid, og den kommer fra å ha gjort jobben nok ganger til å kjenne den.