Hvilket filformat bør jeg levere undertekstene i? Spørsmålet vi får oftest

Når vi snakker med kursdeltakere og kunder, kommer det samme spørsmålet igjen og igjen: hvilket format skal filene leveres i? Det høres teknisk ut, men bak det ligger som regel en helt praktisk bekymring. Den som bestiller vil vite at teksten fungerer i videospilleren de allerede bruker, og at de slipper å ringe noen når filen ikke vil åpnes.

I denne artikkelen tar jeg for meg svarene jeg selv gir oftest. Jeg skriver som instruktør, og jeg har sett hvor de fleste misforståelsene oppstår. Som regel handler de ikke om selve teksten, men om hva som skjer etter at den er ferdig: eksport, navngiving og hvordan filen leveres videre.

Høsten er en travel tid for opplæringsvideoer. Mange virksomheter produserer webinarer og kurs som skal ligge ferdig før året er omme, og da er det ekstra viktig å avklare formatet tidlig i stedet for å oppdage problemet ved levering.

Det beste svaret er sjelden et enkelt filnavn. Det er et spørsmål tilbake: Hvor skal videoen vises, og hvem skal bruke teksten?

Mange blander sammen undertekster og transkripsjoner, og det er det første jeg ber kunder skille. En undertekstfil inneholder tekst med tidskoder, slik at ordene vises i takt med talen. En transkripsjon er et lesedokument, ofte med talermerking, som ikke trenger tidskoder i det hele tatt.

Til undertekster brukes vanligvis filtyper som SRT eller VTT. SRT er enkel og støttes bredt, men har få muligheter for formatering. VTT gir litt mer kontroll og brukes ofte når videoen spilles av i en nettleser. Valget handler om hvor videoen skal ligge, ikke om hva som er best i seg selv.

Transkripsjoner leveres oftest som Word-dokument eller ren tekstfil. Har kunden tenkt å lime teksten inn i et kursnotat eller en intranettside, er ren tekst ofte enklest. Skal dokumentet leses gjennom og kommenteres, passer Word bedre.

Poenget er at samme tale kan gi to helt ulike filer, og begge kan være riktige.

• SRT: enkel, bredt støttet, lite formatering
• VTT: litt mer kontroll, vanlig i nettlesere
• Word eller ren tekst: for transkripsjoner

Før jeg eksporterer noe, stiller jeg tre korte spørsmål. Hvor skal videoen spilles av? Skal teksten ligge som en egen fil, eller brennes inn i selve bildet? Og skal noen andre redigere filen senere? Svarene avgjør nesten alltid formatet, og det tar under ti minutter å få dem.

Den vanligste feilen er å anta. En deltaker på kurset leverte en gang en pent kontrollert fil, men videoplattformen kunden brukte godtok bare et annet format. Arbeidet var godt, men måtte eksporteres på nytt. Det koster tid, og det er unødvendig.

Be derfor om navnet på plattformen eller spilleren, og gjerne et skjermbilde av hvor filen skal lastes opp. Mange kunder vet ikke selv hva formatet heter, men de vet hvor de skal trykke.

Skriv ned svarene i jobbnotatet. Da kan en annen ta over uten å spørre på nytt, og du kan peke tilbake på avtalen hvis noe uventet dukker opp.

• Hvor skal videoen spilles av?
• Egen tekstfil eller innbrent i bildet?
• Skal noen redigere filen senere?

Selv med riktig filtype kan noe gå galt. Norske tegn som æ, ø og å er en klassiker: lagres filen med feil tegnsett, dukker de opp som rare symboler hos kunden. UTF-8 er normalt trygt, og det er verdt å sjekke ved å åpne filen i et enkelt tekstprogram før du sender den.

Linjelengde og linjeskift følger ofte med fra arbeidet i selve teksteprogrammet, men noen eksporter endrer dem uten at du merker det. Åpne den ferdige filen og les gjennom noen minutter. Se etter linjer som er blitt delt midt i en setning eller slått sammen.

Tidskodene bør også kontrolleres etter eksport. Noen formater bruker komma, andre punktum, mellom sekunder og tideler, og feil skilletegn kan gjøre at hele filen avvises av spilleren.

En rask kontroll i selve spilleren er det mest ærlige testen. Spill av de første minuttene og et par steder midt i videoen, og se at teksten henger med.

• Sjekk at æ, ø og å vises riktig
• Les gjennom filen etter eksport
• Test avspilling i kundens spiller

En del av jobben er å forklare. Kunden trenger ikke forstå forskjellen på SRT og VTT i detalj, men vil gjerne vite hvorfor du valgte som du gjorde. Et kort svar fungerer best: filen er laget slik fordi plattformen deres krever det, og her er hvordan du laster den opp.

Jeg anbefaler å legge ved en kort tekst sammen med leveransen. Skriv hva filene heter, hva de er til for, og hvilken som hører til hvilken video. Tre eller fire linjer holder langt. Mange spørsmål i etterkant forsvinner når dette er på plass.

Unngå å love mer enn leveransen dekker. En undertekstfil gjør ikke i seg selv en video tilgjengelig i formell forstand, og vi bruker ikke slike ord om arbeidet. Vi sier det som er riktig: teksten er kontrollert, synkronisert og levert i det formatet som ble avtalt.

Ha også en vane med å nevne at du gjerne eksporterer på nytt i et annet format hvis behovet endrer seg.

Til slutt noe som virker ubetydelig, men som sparer mye frustrasjon: filnavn. Bruk samme navn som videoen, med en kort endelse for språk eller versjon. Da finner kunden raskt frem, også når mappen inneholder tjue filer fra flere kurs.

Hold alle versjoner samlet, men lever bare den siste. Gamle utkast i samme mappe fører til at feil fil lastes opp, og det skjer oftere enn man tror. Ryddig mappestruktur er en del av håndverket, på lik linje med selve teksten.

Etter levering er det lurt å følge opp med én enkel melding: kom filene frem, og fungerte de i spilleren? Et ja eller et nei er nok.

Dette er arbeidsflyten vi går gjennom på kurset, og den gjelder uansett om du leverer til en intern kollega eller en ekstern kunde.

• Samme navn som videoen, kort endelse
• Lever bare siste versjon
• Bekreft at filene fungerte hos kunden