Slik bygger vi en ordliste før en eneste tekstlinje settes

Når en ny jobb kommer inn, åpner jeg ikke videofilen først. Jeg ber om det som finnes rundt den: lysbildene, deltakerlisten, et kursprogram, gjerne en e-post der arrangøren omtaler temaet. Disse dokumentene røper mer om språket i opptaket enn de første fem minuttene av lyden gjør. Her ligger produktnavn, avdelingsnavn og forkortelser som bare brukes internt.

Av dette lager jeg et første utkast til ordliste i et enkelt regneark. Hver rad har tre kolonner: ordet slik det skal skrives, hva det betyr på vanlig norsk, og hvor jeg fant det. Den siste kolonnen virker kanskje pedantisk, men den sparer meg for mange spørsmål senere, fordi jeg alltid kan peke på kilden.

Utkastet er aldri ferdig. Det er et arbeidsdokument som vokser mens jeg lytter, og som følger jobben helt til filene er levert.

• Be om lysbilder og deltakerliste før du begynner
• Skriv kilden ved siden av hvert ord
• Hold ordlisten i ett dokument, ikke i flere

Selv med god forhåndsinformasjon dukker det opp ord underveis. En foredragsholder sier en forkortelse som aldri ble nevnt i lysbildene, eller bruker et engelsk fagord midt i en norsk setning. Jeg lytter gjennom hele opptaket én gang uten å skrive annet enn merker, og noterer tidspunktet for hvert ord jeg er usikker på.

Etter runden sitter jeg igjen med en liste over tvilstilfeller. Noen løser seg ved å lytte til setningen to ganger. Andre krever at jeg spør kunden. Jeg samler spørsmålene i én henvendelse i stedet for å sende dem spredt utover dagen, og jeg oppgir tidspunkt i opptaket slik at kunden kan høre stedet selv.

Slik blir spørsmålene korte å svare på, og kunden slipper å lete etter hva jeg egentlig lurer på.

• Merk tidspunktet for hvert uklart ord
• Samle spørsmålene til kunden i én henvendelse

Personnavn er den feilkilden som oftest overrasker. Et fornavn kan skrives på tre måter, og en tittel kan ha skiftet siden presentasjonen ble laget. Jeg kontrollerer navn mot deltakerlisten eller mot kundens egen skrivemåte, aldri mot hva som høres riktig ut. Står det ikke i noe dokument, spør jeg.

Forkortelser avgjør jeg på forhånd for hele jobben: skal de skrives ut første gang og forkortes etterpå, eller stå som sagt? Valget påvirker lesbarheten i undertekstene, fordi en lang forkortelse som skrives ut hver gang fyller halve linjen. Jeg tar valget sammen med kunden og skriver det inn i ordlisten, slik at alle som arbeider med filen følger samme regel.

Konsekvens betyr mer enn hvilken løsning vi velger. Hopper skrivemåten mellom to varianter midt i en video, merker seerne det umiddelbart.

• Navn sjekkes mot dokument, ikke mot øret
• Bestem på forhånd om forkortelser skrives ut
• Noter valget i ordlisten

Når teksten er ferdig, kjører jeg et eget kontrollsteg. Jeg søker i hele filen etter hvert ord på ordlisten og ser at skrivemåten stemmer hver gang. Deretter søker jeg etter vanlige avvik, for eksempel gamle varianter av et navn som jeg rettet tidlig i arbeidet, men som kan ha sneket seg inn igjen ved kopiering.

Dette steget er mekanisk, og det er bevisst. Hukommelsen min er ikke til å stole på etter flere timer med samme opptak. Et søk i filen finner det jeg har sluttet å se. Jeg krysser av ord for ord på ordlisten, og de som ikke dukker opp i det hele tatt, sjekker jeg ekstra nøye, siden de kan være blitt hørt som noe annet.

Først når listen er gjennomgått, går filen videre til den vanlige kvalitetskontrollen med lytting og andrehåndsgjennomgang.

• Søk etter hvert ord på listen i den ferdige filen
• Se spesielt etter ord som ikke dukker opp

Mange kunder har nytte av ordlisten også etter at jobben er levert. Neste webinar i samme serie bruker ofte de samme fagordene, og da slipper både jeg og kunden å begynne forfra. Derfor legger jeg ordlisten ved leveransen som en egen fil, ryddet og uten mine interne notater.

I den ryddede versjonen står ordet, kort forklaring og eventuelle valg vi har tatt, som at en forkortelse skrives ut første gang. Kunden kan sende den videre til andre som lager innhold, og dermed holdes skrivemåten lik på tvers av videoer og dokumenter.

Det er en liten ting, men det er ofte den som får kunder til å si at tekstene føltes som om de kom fra én hånd, selv når flere har bidratt.

• Lever ordlisten som egen fil
• Ta bort interne notater før den sendes

Tidlig lærte jeg at en ordliste jeg bygger alene, har blindsoner. Nå spør jeg alltid kunden om det finnes ord de vet at folk ofte staver feil eller blander sammen. De vet svaret på sekunder, mens jeg kunne brukt en time på å finne det.

Jeg har også sluttet å stole på at et ord er riktig fordi det finnes i en ordbok. Fagmiljøer har egne skrivemåter, og hos noen kunder er den interne varianten den rette, selv om den avviker fra standarden. Jeg dokumenterer da avviket og grunnen til det.

Disse to vanene tar lite tid, og de har spart meg for flere rettelsesrunder i høst.