Taleridentifikasjon i webinarer: slik rydder du før vinterens kurssesong

Når høsten er kommet for fullt, fylles kalenderen med opplæringswebinarer, interne paneler og kursdager som skal tas opp. Mange av disse opptakene havner senere hos noen som skal lage en transkripsjon, og da viser det seg fort om talerne er holdt godt fra hverandre eller ikke.

I et opptak med én foredragsholder er jobben enkel. Med tre, fire eller seks deltakere blir den derimot en øvelse i konsekvens. Hvis samme person står som «Kari» på side to og «Deltaker 3» på side fem, mister leseren tråden.

Jeg underviser i dette på kurset, og det jeg ser oftest er at problemet ikke ligger i selve skrivingen. Det ligger i at ingen har bestemt reglene på forhånd. Derfor handler denne artikkelen om det du kan gjøre i ukene før opptakene begynner.

Den enkleste forberedelsen er en liste over hvem som skal delta, med fullt navn, rolle og eventuell stilling. Be arrangøren sende den sammen med lenken til opptaket. Da slipper du å gjette når en moderator sier «takk, Ida» uten å nevne etternavn.

Listen bør også si noe om hvordan talerne skal merkes i teksten. Skal du bruke fornavn, fullt navn eller rolle, som «Moderator»? Velg én måte og hold deg til den gjennom hele dokumentet.

Er du usikker på stavemåten av et navn, noter det og sjekk det før levering. Navn som skrives feil i en transkripsjon oppleves som slurv, selv om resten er ryddig. Det er verdt å bruke fem minutter ekstra på dette.

• Fullt navn, rolle og organisasjon for hver deltaker
• Én fast merkemåte for hele dokumentet
• Egen merking for moderator og eventuelle spørsmål fra salen

Når du først er i gang med transkripsjonen, er konsekvens det viktigste. Skriv talernavnet i samme format hver gang, for eksempel med fete bokstaver og kolon, og start alltid en ny linje når taleren skifter.

Et vanlig problem er at en taler avbrytes eller svarer kort, bare med «ja» eller «nettopp». Slike innskudd kan få en egen linje, men bare hvis de har betydning. Er de bare bakgrunnsstøtte, kan du ofte utelate dem uten at innholdet lider.

Lytt også etter stemmen, ikke bare etter hva som sies. Når to deltakere har lignende stemmer, hjelper det å se på bildet hvis opptaket har video, eller å merke seg hvem moderatoren henvender seg til. Gå gjennom hele dokumentet til slutt og se at ingen taler har fått to ulike merkelapper.

Av og til kommer det en stemme du ikke kan plassere. Kanskje en deltaker som slo på mikrofonen uten å presentere seg, eller en spørsmålsstiller fra en chat som leses opp. Ikke gjett. En feil merking kan føre til at en uttalelse tilskrives feil person, og det er verre enn en åpen merkelapp.

Bruk heller en nøytral betegnelse som «Ukjent taler» eller «Deltaker», og legg til et klokkeslett i opptaket slik at kunden kan sjekke selv. Er det mulig, send en kort melding til arrangøren og spør.

Dette er en vane som lønner seg. En ærlig merkelapp med en notat til kunden er langt mer verdt enn en sikker, men feil, påstand. Kunden stoler på transkripsjonen fordi den er til å stole på.

• Bruk «Ukjent taler» fremfor å gjette
• Notér klokkeslett slik at kunden kan kontrollere
• Spør arrangøren når det er mulig

Paneler er vanskeligere enn vanlige webinarer fordi folk snakker i munnen på hverandre. Her må du avgjøre hva som er hovedsporet og hva som er sidekommentar. Som regel følger du den som holder ordet, og tar med et avbrudd bare når det endrer retningen på samtalen.

Når to snakker samtidig og begge sier noe viktig, kan du skrive dem som to påfølgende linjer og markere overlappet med en kort angivelse. Det viktigste er at leseren forstår rekkefølgen.

Husk at en transkripsjon ikke er et lydbilde. Den skal gi mening på papir. Det betyr at du kan rydde litt, så lenge du ikke endrer det som ble sagt. Avgjørelsene du tar her, bør være de samme gjennom hele dokumentet, og de bør skrives ned i en kort stilguide til kunden.

Samler du trådene, ser en fornuftig arbeidsgang slik ut: få talerlisten først, bestem merkemåten, transkriber med fast format, marker usikre steder underveis, og gå gjennom hele filen til slutt med fokus bare på talernavn.

Den siste gjennomgangen er den som oftest hoppes over, og den er den som fanger flest feil. Les ikke teksten for innholdet denne gangen. Se bare på merkelappene og spør deg selv om hver av dem stemmer.

Med noen få rutiner på plass blir taleridentifikasjon en rolig del av jobben i stedet for en kilde til rettinger. Det gir deg bedre leveranser og kunder som slipper å stille oppfølgingsspørsmål.

• Talerliste og merkemåte avtales før du starter
• Usikre steder markeres underveis
• Egen sluttgjennomgang kun for talernavn